建设工程电子文件归档工作探索与实践

　　在信息化环境下，建设工程实施过程中产生了大量的电子文件，特别是新修改的《档案法》明确电子档案与传统载体档案具有同等效力以后，从社会需求和档案管理的角度，建设工程电子文件亟须规范形成、流转和归档。我们在实践活动中，积极探索建立真实准确、清晰完整的建设项目电子文件档案，全面实现建设电子文件档案数字化管理道路，切实保障建设工程电子文件高效存储和有效利用。

　　新修订的《中华人民共和国档案法》(第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过， 2021年1月1日起正式施行)由6章27条修改为8章53条，增设“档案信息化建设”“监督检查”两章内容，明确国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化，明确电子档案与传统载体档案具有同等效力，为档案工作由纸质档案“单套制”归档、纸质档案和电子档案“双套制”归档向电子档案“单套制”归档扫清了法律效力障碍。

　　建设工程项目的档案管理工作，是国家档案的重要组成部分，也是对建设项目进行监督、审计、管理、验收及维护、改造的重要依据。传统的建设工程项目档案管理工作，以纸媒为媒介进行制作，签批、整理、归档都面临着共享难、查找难、效率低、纸张浪费等诸多弊端。推进建设工程档案电子化，对建设项目而言，传播速度更快，协同共享更顺畅，项目管理更规范，分析处理更高效，成本效益更优化。以信息技术改变传统的档案工作模式，逐步实现档案数字化管理的全面应用。

　　为全面贯彻落实中央、省、市关于工程建设项目审批制度改革和营商环境改善的决策部署要求，2019年，济宁市城建档案管理机构和济宁蓼河东方生态建设开发有限公司联合开展试点，分别同步开发建设工程电子文件接收归档管理系统和济宁蓼河东方生态建设开发有限公司项目文件流转系统，在济宁高新区生态水系综合治理及景观提升PPP项目试点应用。把工程资料表格内置，实现电子表格自动流转，施工过程中形成的原生电子文件使用电子签章，验收时不用再移交纸质档案，大大提升了城建档案验收水平。

　　一、建设工程文件的形成与流转

　　在前端，项目文件流转系统综合运用互联网移动技术、云服务技术、大数据等信息化技术手段，聚焦工程施工现场管理需求，紧紧围绕工程项目管理中设计管理、采购管理、施工管理、合同管理、安全管理、进度管理、质量管理、人员管理等关键管理要素，建立管理高效协同、信息智能采集、数据科学分析、过程智慧预测的施工现场立体化信息网络，强化项目资讯、信息发布，将相关业务管理域的需求融合在功能和流程内，形成多部门合力协作场景，建立了管理高效协同的项目管理信息系统。通过在线编辑结合线上流转两大主要模块，系统灵活调用、审批、签字、盖章等功能，满足用户多地审批。实现企业降成本、社会减资源的双赢成果。

　　1.系统建设目标

　　以工程项目为基础，聚焦工程现场文档管理场景，横向贯穿工程文档全生命周期，纵向进行工程文档结构分解，形成涵盖工程文件、项目知识、档案、数字化移交、再利用等的一体数字化管理，并以信息系统为支撑、管理体系为保障，实现工程文档价值最大化。

　　2.系统实施范围

　　工程项目的文档管理包含项目建设过程中文档的产生和项目结束时文档的归档。平台基于工程项目建设期间全要素(施工、质量、安全、进度等)，全周期，全过程(动态痕迹)，全方位(业主、监理、总承包、施工各参建方)的思路构建，形成过程记录、档案资料数据库，确保逐渐形成的数据与最终档案一致且同步完成。

　　3.系统实施内容

　　文件在其生命周期的不同阶段有其不同的作用和价值，因而需要采用不同的管理原则和方法。通过运用全生命周期理论对文档进行分析和规划，将各阶段管理内容和目标进行界定，弥补了以往管理的缺失部分;同时将各阶段有机整合在一起，实现文档属性的传输，从而实现一次输入全局利用，减少操作人员不必要的重复劳动，提高文档的一致性和准确度。

　　结合工程项目的实际情况，将文档生命周期划分为五个过程，分别为生成、流转、归档、移交、再利用。

　　二、建设工程文件的验收与归档

　　在末端，为适应电子信息化的要求，济宁市建设工程文件接收归档系统2019年立项，2021年5月研发完成并上线投入试运行，2022年10月被山东省住建厅列为科技项目试点。

　　该系统将信息技术与档案管理工作相结合，设有建设工程电子文件形成与采集、归档与管理、封装与移交、数据接收等模块，实现了建设工程电子文件的孕育、形成、收集、积累、整理、归档、利用与档案移交等全部功能，改变了传统的档案收集、报送和监管方式。通过该系统，建设单位可随工程进度，实时收集档案资料，将有效改善目前因建设周期长、人员流动大等造成的档案资料收集难度大、真实性完整性难以保障的状况。同时，利用网络接收验收电子档案，城建档案管理机构可一次性提出修改意见、一次性线下接收纸质档案，提高了工作效率，为企业节约了时间和成本，进一步改善了营商环境。

　　三、建设工程电子文件的归档

　　建设工程文件以电子文件的形式归档，其中的元数据文件需预先进行文件格式的转换，纸质文件需在归档前进行数字化处理，以满足归档要求。

　　1.建设工程元数据文件的格式转换

　　目前，计算机操作系统、应用软件种类繁多，办公自动化、计算机辅助制图软件、档案管理软件所用的开发语言、数据库系统也是多种多样，因此造成了电子文件格式的五花八门，同时各种管理软件又互不兼容，甚至软件相同、版本不同的文件彼此也不能通用，这就严重阻碍了电子文件接收和电子档案管理工作的开展。为了解决这一难题，在前端系统的设计中，我们采用数据库转换、文档转换、图像转换等相关技术，从不同角度解决电子文件不同格式转换成统一格式进行统一管理的问题，从而使电子文件管理不再依赖于原生成系统，使电子文件的管理更加便捷和规范。

　　2.建设工程纸质文件的数字化

　　纸质文件的数字化一般有两个时间点：一是在建设工程业务活动过程中对纸质文件实施数字化，如收文的数字化、合同的数字化等。二是归档之后的数字化，主要针对办理完毕并且履行了归档手续的纸质文件。

　　四、电子文件的归档方法和质量保证措施

　　在项目流转系统中，建设单位、施工单位和监理单位等参建单位可以根据文件的形成时间，灵活采取实时和定期两个归档时间。

　　1.电子文件归档方法

　　建设工程文件的归档一般包括以下方面，一个是参见单位电子档案形成者向本单位档案管理部门归档，第二个是勘察、设计、施工、监理等单位在工程进行过程中或者竣工后统一向建设单位归档，第三个是建设单位在工程进行过程中或竣工验收后3个月内向当地城建档案管理机构归档。

　　在项目流转系统内部，电子文件归档一般采用逻辑归档方法，即系统开发建设单位档案部门不接收实体电子文件，不改变归档的电子文件的存储位置和存储方式，通过计算机网络接收归档的电子文件目录，并通过网络对归档的电子文件进行远程在线管理。而由系统开发建设单位分发给其他系统使用单位(如设计、建设、监理、检测等)的档案部门则在文件流转过程中采取逻辑归档方法归档，文件流转完成后采用物理归档的方法，即将电子档案实体从原机构的文档管理系统中转移至档案部门的档案管理系统中，或下载打印后移交本单位档案管理部门管理。

　　物理归档主要有两种方法。一是脱机移交，将电子文件存储到脱机数字媒体(如磁带、磁盘、光盘)上，再向档案部门移交。二是在线移交，通过内部网或局域网传输归档的电子文件。

　　工程竣工后，建设单位需向城建档案管理机构移交一套符合要求的电子档案，此时电子文件的归档采取的是物理归档方法。

　　2.归档电子文件的质量保障措施

　　归档的电子文件必须满足以下要求并采取相应措施：

　　(1)真实性。要求归档电子文件必须是当时当人当事形成的，版本准确。在归档时需要由电子文件形成部门对归档电子文件内容的可靠性、稿本的准确性及双套文件的一致性确认。归档时经过格式转换的文件，如果发生形式上的变化，需要认定这种变化不影响电子文件内容的真实。

　　(2)完整性。要求归档电子文件及其相关文件齐全，元数据完备，且文件与相关文件、元数据的连接手段有效。具体包括：传统意义上的文件及其关联文件齐全，如正文和附件、请示与批复等;保证描述电子文件及其形成过程的元数据齐全完整;根据具体情况收集电子文件长期可用性的特殊软件及硬件等。

　　(3)有效性。要求归档电子文件尽可能采用符合要求的标准格式，能够被打开并有效表现所载内容。此外，归档文件还必须经过整理，文件命名符合要求，关键词揭示主题特征，以方便日后查询利用。

　　(4)安全性。要求归档电子文件不得含有病毒等不安全因素。存储移交电子文件的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方能通过适当设备读出数据。

　　通过建设项目流转系统与建设工程文件接收归档管理系统的有机结合，实现了建设工程文件从形成、企业内部高效流转到竣工后向工程所在地城建档案管理机构的无缝归档，既提高了企业工作效率，又降低了工程管理及其档案管理的成本，是中小城市建设工程电子文件归档管理的有益尝试。(陈健 于惠杰)(陈健供职于济宁市住房保障和房地产发展事务中心 于惠杰供职于济宁市水利事业发展中心)